Heb je last van vervelende vergaderingen? Stop om de oorzaak bij anderen te leggen! Wat kun je er zelf aan doen?

Hoe vaak maak jij een geïnspireerde vergadering mee? Dat je met elkaar resultaat boekt, de sfeer open is en dat je aan het eind van de vergadering vol energie met je werk verder gaat?

De meesten van ons zullen zo’n vergadering niet vaak of misschien wel nooit ervaren.

Elke vergadering biedt een inkijkje in de manier waarop een team samenwerkt. Als mensen niet hun verantwoordelijkheid nemen of niet goed met elkaar samenwerken, zie je dat ook in hun vergaderingen. Vaak is dan één persoon, meestal de voorzitter, veel aan het woord. Of zijn het slechts enkele mensen die meestal aan het woord zijn. De anderen wachten af of gaan de strijd aan. Zo kan een vergadering een langdradige, ongeïnspireerde zit worden of een politieke arena. Met kampen, verborgen agenda’s en machtsstrijd.

“Ik vind Jan geen goede voorzitter. Neem nou die lange discussie van vanmorgen, dat moet hij gewoon eerder afkappen”, zegt Rebecca na het teamoverleg. Haar collega Robert reageert: “Als je het mij vraagt, zouden Koos en Winnifred eens wat moeten inbinden, die bemoeien zich echt overal mee.”

Herken je hoe we kunnen klagen over anderen? Over de voorzitter of de andere deelnemers? De voorzitter moet strenger optreden of juist ruimte geven. Een collega moet niet steeds aan het woord zijn of meer van zich laten horen. Met dit soort uitspraken leggen we de oorzaak voor een slechte vergadering buiten onszelf. Hoe zouden onze vergaderingen verlopen als we eerst naar onszelf kijken? Hoe luister ik? Hoe stel ik vragen? Stel ik überhaupt vragen? Hoe geïnspireerd ben ik zelf?

Veel vergaderingen kennen nogal wat discussies. Mensen wisselen meningen uit, proberen aanhang voor hun mening te verwerven en uiteindelijk wordt er op de een of andere manier afgesloten of besloten.

Discussie is meestal niet geschikt om samenwerking te stimuleren. Een adviescultuur werkt meer stimulerend. Je helpt elkaar verder door het stellen van vragen of het geven van advies. In zo’n cultuur gaat de kwaliteit van luisteren en vragen stellen snel vooruit.

Een van de manieren waarop je samenwerking in een vergadering kunt stimuleren is door andere rollen voor de deelnemers en de voorzitter. De deelnemers worden eigenaren van de agendapunten. Zij bereiden hun onderwerpen voor en brengen die in. Ze geven aan wat ze van de andere deelnemers verwachten: luisteren, hun advies of mening geven, of ideeën inbrengen. De eigenaar is zelf verantwoordelijk voor de bespreking van zijn onderwerp.

De rol van de voorzitter verandert in die van coachend begeleider. Hij begeleidt en checkt of alle deelnemers voldoende aan bod komen. En hij houdt in de gaten of de eigenaar verantwoordelijk blijft en de andere deelnemers de gevraagde bijdragen leveren.

Een inspirerend boek met praktische tips is ‘Ophouden met vergaderen’ van Ferd van Koolwijk (Kluwer Bedrijfsinformatie).